本当に忙しい従業員を一瞬で把握する方法

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忙しい従業員
経営者や管理者の皆さん。本当に忙しい従業員を把握できていますか? もし本当に忙しい従業員を把握しているのであれば、以下のことが全てわかるはずです。

  • この一ヶ月間、最も働いている従業員は?
  • この一ヶ月間、残業時間が長い従業員は?
  • この一ヶ月間、休日出勤している社員とその回数は?

いかがでしょうか。管理者のあなたは全てを答えることができましたか?

従業員が増えると全てを把握することは難しい

困っている上司
管理者の管理能力には限界があります。5人ぐらいまでは目の届いていた従業員の勤怠状況も、10人を越え、20人、あるいは30人以上になってくると、目が届かなくなるでしょう。従業員が多くなるにつれ、従業員全ての勤怠状況を把握することは困難になっていきます。

外出や出張頻度が多い管理者であれば、従業員の勤怠状況を把握することはさらに難しくなります。

ましてや、自分が帰った後の部下の残業や、自分が休日のときの部下の休日出勤などを把握することはできないでしょう。

残業や休日出勤に対して、申請〜許可を取るフローを採用している企業であれば、従業員の残業や休日出勤に気づきます。しかし、従業員が増え、申請の数そのものが多くなってくると、申請全てを記憶することが現実的には不可能になってきます。

そこで多くの企業ではタイムカードによる勤怠管理を採用しています。

従来のタイムカード、Excel、紙による勤怠管理では当月、リアルタイムに忙しい従業員を把握できない

タイムカードでは把握できない
従来のタイムカードとタイムレコーダーを使用した勤怠管理方法では、各々の従業員が日々の出退勤時に勤怠記録を行います。その後、月初か月末に従業員、または事務の方がタイムカードに記載された出勤時間と退勤時間をExcelに打ち込むか、紙に書き込みます。

管理者は一ヶ月分の勤怠が記録されたExcelや紙を確認することによって、その従業員一ヶ月の総労働時間、総残業時間、休日出勤時間などがわかります。しかし、この方法だと問題があります。

一ヶ月分のタイムカードを記録し終わった翌月にその前月の勤怠記録がわかります。つまり、勤怠状況がわかるのは約一ヶ月遅れということになります。従来のタイムカードを使用した勤怠管理は当月、リアルタイムに勤怠状況を把握することはできません。

リアルタイムに忙しい従業員を把握できない場合の問題点

退職してしまう
リアルタイムに忙しい従業員を把握できない場合の問題点とはなんでしょうか?

  • 当月忙しすぎる従業員が身体を壊してしまうのに気づけない
  • 忙しすぎてモチベーションを下げてしまうのに気づけない
  • プロジェクトに想定以上の残業時間が発生しているのに気づけない

身体を壊してしまったり、モチベーションが下がり続けると最悪の場合、従業員は退職してしまいます。

さまざまな事情があり、長く働かなければいけない大変なときはあります。

ただ、大変なときでも管理者としては「忙しい従業員に声を掛ける」「体調に気を遣う」「休みが取れるときには休んでもらう」「人員を追加する」ということを行えば、上記の問題点を少しでも解消できるのではないかと思います。

リアルタイム(当月)の総労働時間、総残業時間、休日出勤回数を把握する方法

それではリアルタイムに忙しい従業員を把握するにはどうすればいいでしょうか。

IT環境で動く勤怠管理システムの導入によって、リアルタイムに忙しい従業員を把握することが可能です。例えば、勤怠管理システムのシュキーンの統計機能を使用すると、総労働時間、総残業時間、休日出勤回数がリアルタイムにわかります。

グラフィカルな統計機能。チームのタイムマネジメントが簡単に
シュキーンに新規登録

当月分はもちろんのこと、前月以前の記録も確認できます。ここでは統計の代表的な総労働時間の機能を紹介します。

総労働時間機能から忙しい従業員を把握する

統計機能の総労働時間では従業員ごとの一ヶ月単位の労働時間を表示します。
統計画面総労働時間

この画面から、労働時間の長い、働き過ぎ、忙しい従業員を把握できます。忙しい従業員の労働時間を減らす指標になります。

他に総労働時間を確認することにより、以下のことを考えるヒントとなります。

  • 労働時間の短い従業員を把握。労働時間の長い従業員の仕事を労働時間の短い従業員へ振り分ける
  • 事業所の労働時間の差を把握。労働時間の長い従業員の仕事を労働時間の短い従業員へ振り分ける

その他にシュキーンの統計機能では、

  • 従業員ごとの一ヶ月単位の総残業時間を表示する総残業時間
  • 従業員ごとの一ヶ月単位の休日出勤回数を表示する休日出勤回数
  • 部署ごとの平均残業時間を表示する平均残業時間(部署毎)
  • 部署ごとの平均休日出勤回数を表示する平均休日出勤回数(部署毎)

などの統計機能があります。詳しくはマニュアルの統計ページをご確認ください。

統計機能

タイムマネジメントに活かせるシュキーン

喜ぶ上司
意図しない従業員の退職は会社にとって大ダメージです。会社としての戦力ダウンにもなり、職場のやる気、モチベーションも下がります。さまざまな事情によって、従業員が退職することは避けられませんが、意図しない退職は避けたいところです。

意図しない退職を防ぐには従業員のやる気・モチベーション管理が大切です。ただ、やる気は気持ちだけでどうにかなるものでもありません。いかにやる気に満ち溢れた従業員でも、過労状態であれば、いずれ体調不良になり、身体を壊してしまう可能性もあるのです。身体を壊してしまってはいかにやる気があっても働くことはできません。そもそも身体を壊してしまった時点でやる気は下がるでしょう。

従業員の過労を防ぐには、従業員一人一人に対して、管理者として適切なケアが大切です。管理者として適切なケアを行うためには、従業員が今、どれだけ働いているかを正しく把握することが必要です。

従来のタイムカードによる勤怠管理は翌月以降にならないと勤怠状況の把握ができないため、対応が後手後手になりがちです。シュキーンなどの勤怠管理システムを導入すると、リアルタイムの当月の勤怠状況の把握ができるため、対応が後手にならず、早めに働き過ぎの従業員のケアができます。

従業員の離職率が高い職場や、従業員のモチベーションについて気になっている職場はぜひシュキーンを導入してみてはいかがでしょうか。

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