タイムカードとクラウド型勤怠管理システムの比較

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タイムカードとクラウド型勤怠管理システムの比較
従業員を雇用している企業は、労働基準法により労働時間を適切に管理する責務を有しています。
では、どのようにして労働時間を管理すると良いのでしょうか。

労働時間を管理する方法は大きく分けて2つあります。1つ目は紙のタイムカード、2つ目は勤怠管理システムです。勤怠管理システムにはパッケージ製品とクラウド型の製品があります。

本ページでは、パッケージ製品と較べて比較的導入が容易で、安価だとされている「クラウド型勤怠管理システム」と、「タイムカード」を比較して見ていきます。

1.タイムカードを使った勤怠管理

タイムレコーダーにタイムカードを入れる画像

1つ目の管理方法は「紙のタイムカード」です。従業員は出退勤時にタイムカードをタイムレコーダーに入れることで、時間を記録することができます。初期費用として、タイムレコーダーの購入費がかかります。運用費用として、インクリボンとタイムカードの費用が人数に応じてかかります。

2.勤怠管理システムを使った勤怠管理

かざしてシュキーンではAndroidタブレットのNexus7にICカードをかざします。

2つ目の管理方法は「勤怠管理システム」です。例えば「シュキーン」では、PCやタブレット、スマートフォン等から出退勤を記録することが出来ます。数ある勤怠管理システムの中にはICカードをスマートフォンやICカードリーダーにかざすことで簡単に打刻することが出来るものもあります。レコーダーの購入が必須ではないため、初期費用を抑えて管理を始めることが可能です。データはクラウドに記録されます。

タイムレコーダーとタイムカードを使用する方法(以下、タイムカードと呼びます)と、クラウド型勤怠管理システムを使う方法では、どのような違いがあるのでしょうか。

それでは、従業員50人の組織を例として、一般的なタイムカードの勤怠管理と、クラウド型勤怠管理システムのシュキーンを比較し、それぞれの機能面の違いを見ていきます。

タイムカード クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)
初期必要機材 タイムレコーダー インターネットの出来るPC
運用費用 集計作業費用
タイムカード
インクリボン
システム利用料
労働時間の集計
手動集計

自動集計
従業員の勤怠状況把握
翌月以降に把握可能

リアルタイムに把握可能
統計機能
グラフ表示が可能
外出した
従業員の把握

いつでもどこでも
スマホで確認可能
遠隔地からの打刻

外出時から打刻可能
タイムカードの
保存

保存するための
場所と管理方法が必要

データのため
場所は不要

初期必要機材

なんらかの勤怠管理を行うためのシステムを導入する場合、必要な機材を調達する必要があります。

タイムカードの場合

必要な機材 : タイムレコーダー

タイムカードを使った勤怠管理を導入するためにはタイムレコーダーが必須です。また運用を現実的にするためにはタイムカードを収納するラックも購入する必要があるでしょう。例えば従業員50人の場合、初期導入時に以下のような機材を揃える必要があると考えることが出来るでしょう。

  • タイムレコーダー × 1台 約25,000円
  • タイムカードを収納するカードラック(約4,000円) × 3台(※2)で12,000円
  • 合計 : 37,000円

※2 1台20枚入るカードラックを想定

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

必要な機材 : インターネットが出来るPC

インターネットに繋がったPCやスマートフォンがあれば勤怠管理出来ます。そのため多くの場合、初期導入費用をかけず、0円で管理を開始することが可能です。

Android端末を利用してICカードを使って打刻(かざしてシュキーン)を行う場合は、Nexus7などのNFC対応Android端末と、従業員分のICカードが必要です。(※3)

Nexus7を使った場合

Nexus7でかざしてシュキーン

  • 親機 : Nexus7などのNFC対応Android端末 29,800円 (※4)
  • 子機 : NFC対応ICカード(300円) × 従業員数(50人) 15,000円
  • 合計 : 44,800円

ただし、上記の試算は全て新規購入した場合の試算です。かざしてシュキーンではNexus7以外でも、NFC対応端末であればご利用可能です。詳しくはNFC対応Android端末のページをご覧ください。

ICカードについては、従業員がお持ちのSUICA等の交通系ICカードやnanaco、WAONなどの電子マネー系ICカードがご利用できます。詳しくはICカードのページをご覧ください。すでにお手元にあるAndroid端末とICカードを使うことが出来れば、初期導入機材費用をゼロにすることも可能です。

※3 Android端末とカードリーダーを使用した打刻方法については、かざしてシュキーンAndroid版(+ICカードリーダー)をご覧ください。iOS端末を利用したかざしてシュキーンについてはかざしてシュキーンAndroid版(+ICカードリーダー) をご覧ください。
※4 2016年8月現在の価格です。

運用費用

タイムカードの場合、運用時に定期的に購入が必要な物品があります。

タイムカードの場合

事務作業費用 : 集計作業費用

タイムカードを使った打刻方法では、紙のタイムカードに印字された出勤時間と退勤時間をExcel等へ手で打ち込むことで給与計算の助けとする場合があります。

例えば、1枚のタイムカードの打ち込みや給与計算に必要なデータ整形について20分かかるとして、50人の従業員を処理するには「50人 x 20分 = 1000分」1000分、すなわち約16.6時間かかります。

作業を行う事務員の雇用維持費が1時間あたり1,500円とすると、「16.6時間 × 1,500円 = 24,900円」となります。これは毎月計上されることになりますので年額にすると、「24,900円 × 12ヶ月 = 298,800円」の費用がかかることとなります。

定期購入物品 : タイムカード・インクリボン

タイムカードを使った勤怠管理は定期的に紙のタイムカードと、タイムレコーダーに必要なインクリボンの購入が必要となります。例えば従業員50人の場合、一年間使用すると以下のような物品が必要となります。

  • タイムカード100枚(約1,200円) × 6セット : 約7,200円 (※5)
  • インクリボン1個 : 約2,300円

定期購入物品に先ほど試算した作業費用を追加します。

  • 作業者の年間費用 : 298,800円
  • 年額合計 : 308,300円

※5 従業員が50人の場合は年間600枚のタイムカードが必要となり(50人×12ヶ月)、100枚入りが6セット必要となります。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

システム利用料費用 : システム利用料

従業員50人の組織の場合、シュキーンのシステム利用料として、1人利用ごとに月額200円がかかります。詳しくは料金ページをご確認ください。

定期購入物品 : 必要なし

クラウド型勤怠管理システムを使用した場合、定期的に購入する物品はありません。

利用するあたってかかるのはシステム利用料のみとなります。

年額合計 : 120,000円(10,000円 × 12ヶ月)

労働時間の集計

従業員の給与計算を行うにあたって、労働時間の集計を行う必要があります。

タイムカードの場合

✕ : 手動集計(タイムカードのデータを打ち込む必要あり)

運用費用の項目で試算したように、事務員による集計作業が発生します。都合の悪いことに集計は月末・月初といった特定の期間に集中します。50人の従業員がいて事務員が1人の場合、事務員はタイムカード用紙の集計だけで1日の仕事を終えてしまうでしょう。

複数拠点の場合は回収の手間あり

複数の事業所がある場合は各拠点からタイムカードを集める手間もあります。回収から集計、給料計算に反映させるまでの時間が短いほど慌ただしくなりがちです。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : 自動集計

シュキーンでは勤怠記録のデータがクラウド上に集積され、与計算に必要な各種労働時間が自動的に集計されます。そのため、月末・月初に事務員がタイムカードを集計したり、打ち込んだりする必要はありません。もちろん各勤怠時間を通常労働時間か、残業時間かは自動判定。月末の集計業務を大幅に減らすことができます。

集計データはExcel形式やCSV形式でエクスポート可能です。さらに、日々リアルタイムで勤怠時間が記録されるため、月の途中で勤怠状況を確認することもできます。

シュキーンのタイムカード

シュキーンのタイムカード画面では上記のような数値をいつでも確認可能

 

従業員の勤怠状況把握

管理を行う立場の方は、従業員の勤怠状況を把握できると便利です。勤怠管理システムは集計が自動で行われるため、リアルタイムに勤怠状況を把握できるものがあります。

タイムカードの場合

✕ : 翌月以降に把握可能

タイムカードを使った打刻方法では、月末または月初に従業員か事務員がタイムカードに記載された出勤時間と退勤時間をExcelに打ち込むなどして集計を取ります。

そのため、従業員一ヶ月の総労働時間、総残業時間、休日出勤時間などを管理者が把握出来るのは一ヶ月分のタイムカードの集計を終えた後となります。

タイムカードを使用しつつ、リアルタイムに勤怠状況を把握することは難しいと言えるでしょう。

リアルタイムに従業員の勤怠状況を把握できない場合の問題点とはなんでしょうか?

  • 想定以上の残業時間が発生しているのに気づけない
  • 連続勤務日数が続いている従業員が、身体を壊してしまう可能性に気づけない
  • 出勤日数が少なく、モチベーションが下がっている従業員やアルバイトに気づけない

身体を壊してしまったり、モチベーションが下がり続けると、その従業員は退職してしまうことがあるでしょう。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : リアルタイムに把握可能

シュキーンでは統計機能を使用すると、総労働時間、総残業時間、休日出勤回数がリアルタイムにわかります。例えば、統計機能の総労働時間では従業員ごとの一ヶ月単位の総労働時間をリアルタイムに表示します。

統計画面総残業時間

この画面から、労働時間の長い、働き過ぎ、忙しい従業員を把握できます。忙しい従業員の労働時間を減らす指標になります。

総労働時間を確認することにより、以下のことを考えるヒントにもなります。

  • 労働時間の短い従業員を把握。労働時間の長い従業員の仕事を労働時間の短い従業員へ振り分ける
  • 事業所の労働時間の差を把握。労働時間の長い従業員の仕事を労働時間の短い従業員へ振り分ける

意図しない退職を防ぐには従業員のやる気・モチベーション管理が大切です。いかにやる気に満ち溢れた従業員でも、過労状態であれば、いずれ体調不良になり、身体を壊してしまう可能性もあるでしょう。

従業員の過労を防ぐには、従業員一人一人に対して、管理者として適切なケアが大切です。管理者として適切なケアを行うためには、従業員が今、どれだけ働いているかを正しく把握することが必要です。

従来のタイムカードによる勤怠管理は翌月以降にならないと勤怠状況の把握ができないため、対応が後手後手になりがちです。シュキーンなどの勤怠管理システムを導入すると、リアルタイムの当月の勤怠状況の把握ができるため、早めに働き過ぎの従業員のケアができます。

 

統計機能

各従業員の勤怠記録の統計を表示できるかについてを説明します。

タイムカードの場合

✕ : 手作業で作成する必要あり

紙のタイムカードでは統計を確認することができません。手作業で統計を作成する必要があります。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : グラフ表示が可能

シュキーンでは日々の勤怠記録を元に、勤務時間や残業時間を、個人や部署単位でグラフで表示することが可能です。個人やチームのタイムマネジメントに生かすことができます。いつでもどこでも、パソコン・スマートフォンから勤怠状況が一瞬で把握できます。

シュキーンの統計機能では、以下の内容をリアルタイムにグラフで確認することが可能です。

  • 従業員ごとの一ヶ月単位の総労働時間を表示する総労働時間
  • 従業員ごとの一ヶ月単位の総残業時間を表示する総残業時間
  • 従業員ごとの一ヶ月単位の休日出勤回数を表示する休日出勤回数
  • 部署ごとの平均残業時間を表示する平均残業時間(部署毎)
  • 部署ごとの平均休日出勤回数を表示する平均休日出勤回数(部署毎)

詳しくは統計画面ページをご確認ください。

外出した従業員の把握

クラウド型勤怠管理システムでは、出張や営業など外出時に出勤している従業員を確認することが可能です。

タイムカードの場合

✕ : 外出中での勤怠状況の確認はできません。

タイムカードによる勤怠記録では外出中、他の従業員の出勤状態を確認ができません。誰が出社するかを確認するにはオフィスに電話して確認しなければいけません。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : いつでもどこでも確認できます

シュキーンでは外出中であってもスマホ端末でシュキーンの管理画面にアクセスし、誰が出勤しているかを確認できます。出勤しているかどうかがクラウド上に溜まるためです。

シュキーンのスマートフォンのホーム画面。出勤、退勤、外出などを簡単に確認できる

シュキーンのスマートフォンのホーム画面。出勤、退勤、外出などを簡単に確認可能

※参考 外出中でも簡単に出勤状態が把握できると聞き、導入を決めました – 株式会社Gear8様導入事例

遠隔地からの打刻

出張や外出で遠隔地にいるとき、出勤、退勤が可能かどうかを説明します。

タイムカードの場合

✕ : 不可能。後日の記録

タイムレコーダーがない遠隔地で出勤、退勤作業することはできません。後日、手書きなどでタイムカードに記録します。上司の確認作業も発生するでしょう。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : 遠隔地や外出時でも打刻可能

シュキーンはモバイル端末のブラウザからアクセスすることで、いつでも出勤、退勤が可能です。出張での遠隔地にいるときや、直行直帰の外出時でも打刻が可能です。

Webでシュキーン出勤打刻 - スマートフォンブラウザ

スマホから出勤、退勤の打刻ができます

タイムカードの保存

労働関係に関する重要な書類は3年間保存しなければならないことになっています(労基法109条)。

タイムカードの場合

✕ : 紙のタイムカードを3年間保管するための場所と管理方法が必要

3年間分の紙のタイムカードを保管するためには、従業員数によってはかなりの保管場所を取ります。数年数ヶ月前の勤怠記録を掘り出す時には探す手間もかかります。複数拠点を持つ企業では保存方法も複雑になってくるでしょう。

クラウド型勤怠管理システム(シュキーン)の場合

◯ : データのため、場所は不要

シュキーンではクラウド上にタイムカードがデータで保存されるため、場所を取りません。

数年数ヶ月前の勤怠記録を知りたいときはデータを検索して、すぐ記録を確認することができます。

まとめ

以上のように、クラウド型勤怠管理システムにはタイムカードと較べて良い部分もあることがわかりました。タイムカードだけでは解決できなかった問題を解決してくれるのが、クラウド型勤怠管理システムとも言えるかもしれません。とはいえ、クラウド型勤怠管理システムはすくなからずコンピューターを利用することになりますので、こうしたものの扱いがあまり得意ではない人にとってはタイムカードの方が便利だという状況は多くあります。しかし、一度、クラウド型勤怠管理システムを利用してしまうと、その利便性から紙のタイムカードに戻ることはなかなか難しいとも言われています。

ブラウザを使用するWebでシュキーンでは、機材を購入することなくクラウド型の勤怠管理システムをお試しいただけます。まずは一度、お試しください。

参考記事

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