導入手順

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目次

管理者が行う操作

  1. 管理者アカウント作成
  2. 従業員登録
  3. 打刻
  4. エクスポート
  5. 勤怠方針設定
  6. 管理
  7. 支払い

従業員が行う操作

  1. ログイン
  2. 出勤退勤など

管理者が行う操作

管理者アカウント作成

アカウントの種類について

シュキーンでは全権管理者アカウントと、ログインアカウントがあります。

全権管理者アカウント

全権管理者アカウントとは、組織の管理者のアカウントです。1組織に1アカウントのみです。詳しくは全権管理者ページをご覧ください。

権限について

組織に対する全ての権限があります。料金の支払い、事業所登録などは全権管理者のみ行えます。詳しくは全権管理者のページをご覧ください。権限についてはマニュアルの権限設定のページをご覧ください。

全権管理者アカウントを作成するにはメールアドレスが必須です。

ログインアカウント

ログインアカウントとは、組織の従業員が利用するアカウントです。1組織に複数アカウント存在します。

権限について

従業員は組織に対しての権限が限られます。従業員が可能な権限については全権管理者など権限設定が可能なアカウントより、権限の変更が可能です。詳しくはマニュアルの権限設定のページをご覧ください。

メールアドレスについて

ログインアカウントを持った従業員がログインする方法は①「メールアドレスでログイン」、②「従業員番号でログイン」という二種類のログイン方法があります。

①メールアドレスでログイン
「メールアドレスでログイン」ではメールアドレスが必要です。

メールアドレスでログイン

上記がメールアドレスでログインする画面です。メールアドレスとパスワードが必要です。

②従業員番号でログイン
「従業員番号でログイン」ではメールアドレスが不要です。従業員がメールアドレスをお持ちでない場合はこちらを選んでください。ただし、従業員番号が必要ですので、従業員に対して従業員番号を付与してください。

従業員番号でログイン

上記が従業員番号でログインする画面です。組織IDと従業員番号とパスワードが必要です。組織IDについては組織画面情報ページで確認できます(リンク先で管理画面に飛びます)

全権管理者アカウント・ログインアカウント作成の流れ

①シュキーンを利用するには、最初に全権管理者アカウント(管理アカウント)を作成します。
②全権管理者アカウントで、従業員のアカウントを登録します。

全権管理者アカウント作成

組織の管理者がアカウントを作成します。このとき作られる管理者アカウントは全権管理者と呼ばれます。全権管理者について詳しくは全権管理者のページをご覧ください。組織を管理する立場ではない従業員の方は組織の管理者にアカウント作成を依頼してください。

全権管理者のアカウントは管理者アカウント作成から作成します。

登録は無料です。登録にはメールアドレスと、パスワード、組織名、電話番号などが必要です。登録内容を入力して、「アカウントを作成」ボタンをクリックします。

チュートリアル

全権管理者の登録が終わると、チュートリアルが始まります。チュートリアルでは従業員設定、Webでシュキーンのタイムカードの打刻、打刻修正申請の操作方法を学べます。はじめてシュキーンを使う方はぜひチュートリアルをお試しください。チュートリアルで操作する内容については、下記のリンクをご覧ください。

従業員を登録する
出勤する・退勤する

従業員登録

従業員を登録する

従業員画面の「登録」ボタンより、従業員の登録ができます。一括登録についてはマニュアルの従業員ページをご覧ください。

従業員ページで、登録ボタンを囲んでいる画像

「登録」ボタンを押すと、従業員登録の画面になります。

氏名

従業員の氏名を入力してください。

ふりがな

従業員のふりがなを入力してください。

役割

シュキーンにおける役割(全権管理者、一般管理者、従業員など)を選択してください。

部署

従業員が所属する部署を選択してください。

雇用形態

従業員の雇用形態(役員、正社員、契約社員など)を選択してください。

雇用開始日

従業員の雇用開始日を選択してください。

従業員番号

従業員に任意の従業員番号をつけられます。すでに自社で従業員に対して従業員番号がある場合はその従業員番号を入力してください。従業員番号はあとでも設定できます。

従業員番号を設定すると、
・エクスポート時に従業員番号を含んだ勤怠データのエクスポートが可能です。
・メールアドレスがない従業員のログインが可能です。

ログインアカウント

ログインアカウントとは、シュキーンにログインするアカウントのことをいいます。従業員がシュキーンにログインする必要があるかどうか従業員1人1人にメールアドレスがある場合とない場合によって、選択する方式が違います。

ログインアカウントについて、詳しくはアカウントの種類についての項目をご覧ください。

従業員がシュキーンにログインする必要があり、従業員1人1人にメールアドレスがある場合

「メールアドレスを登録して作成する」を選択して、メールアドレスを入力してください。

メールアドレスでログイン

従業員は上記の画面よりログインします。メールアドレスでログインするには、
・メールアドレス
・パスワード
が必要です。(詳しくは「従業員が行う操作」の「ログイン」をご覧ください)

従業員がシュキーンにログインする必要があり、従業員1人1人にメールアドレスがない場合

「メールアドレスを登録せずに作成する」を選択して、従業員番号を入力してください。「登録する」ボタンをクリックします。

パスワードを設定する画面になります。パスワードを入力して「登録」ボタンをクリックしてください。

従業員番号でログイン
従業員は上記の画面よりログインします。従業員番号でログインするには、
・組織ID
・従業員番号
・パスワード
が必要です。(詳しくは「従業員が行う操作」の「ログイン」をご覧ください)

※組織IDは「組織情報」画面から確認してください(クリックで管理画面の組織情報に飛びます)

従業員がシュキーンにログインする必要がない場合

「作成しない」を選択してください。

※シュキーンにログインしない場合、従業員は打刻修正申請などを行えないので、管理者が勤怠情報を修正する必要があります。

メールアドレス

ログイン時に必要です。ここに登録したメールアドレスにシュキーンからの登録メールが届きます。

従業員の一括登録も可能です。詳しくはマニュアルの従業員ページをご覧ください。

設定は以上です。事業所ごとに設定する必要がありますので、複数事業所を管理されている方は別事業所も設定してください。

打刻

出勤する・退勤する

ホーム画面より、[出勤]を押すことによって、出勤が可能です。

スマートフォンからの出勤も可能です。外出中などオフィス以外の場所で打刻する必要がある場合はスマートフォンをご利用ください。

スマートフォンのホーム画面

出勤後、出勤のボタンが[退勤]に変わります。退勤時に[退勤]を押してください。

ホーム画面退勤ボタン

タイムカードを確認する

全権管理者は従業員の勤怠状況が記録されているタイムカードの確認ができます。メニューより[タイムカード]を選択してください。

初期状態は自分のタイムカードが出ていますが、上部の名前欄より、他従業員のタイムカードを選択できます。

タイムカードに表示している各用語については(?)マークにマウスを合わせるか、タップしてください。詳しい説明を表示します。

各組織で決められている時間と、差が大きい場合は注意が必要です。他従業員との差は統計画面でわかりやすく確認できます。

打刻修正申請の管理について

打刻忘れ、打刻漏れがあった場合、従業員は「打刻修正申請」で打刻情報の修正を行います。管理者は打刻修正申請に対して、承認、あるいは却下を行う必要があります。

従業員から打刻修正申請があった場合、[打刻修正・休暇申請]に下記図のように申請数が記載されています。

打刻修正・休暇申請で数字がある場面

[打刻修正・休暇申請]の画面では下記のように、申請日時、申請者、対象日時、理由が記載しています。
打刻修正・休暇申請一覧

上部タブの[承認待ち][受理][却下]を選択すると、状態ごとの申請が表示されます。

申請内容が適切な場合は申請にチェックを入れ、上部の[まとめて承認]を押してください。申請内容が不適切な場合は申請にチェックを入れ、上部の[まとめて却下]を押してください。

エクスポート

エクスポートする

記録した勤怠データを給与計算などへ利用するためにエクスポートが可能です。メニューより[エクスポート]を選択してください。

エクスポート画面

①上部のメニュー欄で、エクスポートしたい年月、エクスポート形式、ファイル形式を選択します。

エクスポート形式:
タイムカード

  • 日別集計 Excel 2007(.xlsx)
  • 日別集計 Shift-JIS(.csv)
  • 日別集計 UTF-8(.csv)
  • 月次集計 Excel 2007(.xlsx)
  • 月次集計 Shift-JIS(.csv)
  • 月次集計 UTF-8(.csv)

打刻修正申請

  • 日別集計 Excel 2007(.xlsx)
  • 日別集計 Shift-JIS(.csv)
  • 日別集計 UTF-8(.csv)

②エクスポートする従業員にチェックを入れます。全ての従業員の勤怠データをエクスポートするには、左上のチェックを入れてください。

③[エクスポート]ボタンを押します。

④指定形式のデータがダウンロードされます。

勤怠方針設定

勤怠方針を設定する

次に組織の勤怠方針を設定するためにメニューから「勤怠方針」を選択し、勤怠方針画面(リンク先で管理画面に飛びます)をご覧ください。ここではよく利用する設定について説明します。詳しくはマニュアルの勤怠方針ページをご覧ください。

始業時刻

業務が開始する時刻を設定します。この時刻以降の出勤は遅刻扱いとなります。

終業時刻

業務が終了する時刻を設定します。

所定労働時間

会社で規定している所定労働時間を設定します。

日付変更時刻

1日の終わりである時刻を設定します。この時刻以降は翌日の勤務扱いとなります。

締め日

月を締める日を設定します。通常は「末日」の指定です。事業所の締め日が月の末日の場合は新しく設定を変更する必要はありません。末日以外が締め日の事業所については「1日」から「28日」の範囲内で設定できます。

日曜日を法定休日とする

日曜日を法定休日にしない場合は、チェックをオフにしてください。

早出時間を労働時間に含める

始業開始時間より前に働いた時間(早出時間)を労働時間に含めるか、含めないかの設定です。早出時間に含めない場合はチェックボックスをオフにしてください。

終業時刻以降を労働時間に含める

この画面で設定した終業時間以降を労働時間として含めない場合は、チェックボックスをオフにしてください。

これらの設定は変更すると、過去の労働時間も変更後の勤怠方針をもとに算出されます。ですので、できるだけ勤怠記録の運用が始まる前に設定してください。変更前の勤怠方針をもとにした労働時間が必要な場合は、設定変更前にタイムカードをエクスポートしてください。

エクスポートについてはエクスポートするの項目をご覧ください。

休憩を設定する

シュキーンでは休憩を設定する方式として、自動休憩と固定休憩という2種類の休憩方式を用意しています。休憩の時間帯が決まっていない組織は自動休憩休憩の時間帯が決まっている組織は固定休憩を設定してください。

自動休憩を設定する[自動休憩タブ]

自動休憩とは、●時間●分以上の勤務で●時間●分の休憩が自動で付与される設定です。上記画面より自動休憩の設定ができます。

固定休憩と自動休憩を両方設定した場合は固定休憩が優先されます。もし自動休憩で設定した休憩時間に満たない場合は自動で休憩がつきます。

自動休憩は追加ボタンからいくつでも設定できます。自動休憩の設定を足した後は「変更する」のボタンを押してください。

自動休憩タイプ

各従業員の1日の労働時間のうち、どの時間を自動休憩機能による「休憩時間」とするかを設定します。詳しくはマニュアル「勤怠方針」の「自動休憩」をご覧ください。

固定休憩を設定する[固定休憩タブ]

勤怠方針画面 固定休憩
固定休憩とは、●●:●●から●●:●●までと、直接、休憩時間を指定できる設定です。設定した時間は自動的に休憩になります。上記画面より固定休憩の設定ができます。

ただし、休日には固定休憩がつきません。休日に休憩を設定したい場合は自動休憩も設定してください。

固定休憩と自動休憩を設定した場合は固定休憩が優先されます。もし自動休憩で設定した休憩時間に満たない場合は自動で休憩がつきます。

固定休憩は追加ボタンからいくつでも設定できます。足した後は「変更する」のボタンを押してください。

自動休憩と固定休憩の詳しい違いについては「固定休憩と自動休憩の違いについて」をご覧ください。

打刻設定する[打刻設定タブ]

打刻設定

打刻設定画面ではWebでシュキーン、タップしてシュキーン、とおってシュキーンの有効・無効の設定ができます。通常は有効になっています。

Web(ブラウザ)上での打刻を禁止するには

従業員に対して、Web(ブラウザ)上での打刻を禁止する場合は「Webでシュキーン(ブラウザでの打刻)を有効にする」のチェックをはずしてください。

「Webでシュキーン」の打刻方法については、出勤する・退勤するの項目をご覧ください。

直行・直帰機能を有効にする

直行・直帰機能を有効にする場合は「直行・直帰を有効にする」のチェックをオンにしてください。オンにすると、「Webでシュキーン」「タップしてシュキーン」「かざしてシュキーン」で直行・直帰を利用できます。

直行・直帰における出勤・退勤について

直行は打刻した時間にかかわらず、「始業時刻」で出勤が打刻されます。
直帰は打刻した時間にかかわらず、「終業時刻」で退勤が打刻されます。

直行・直帰における外出について

直行・直帰時に外出打刻を自動記録したい場合は、「直行・直帰時に外出打刻を自動記録する」のチェックボックスをオンにしてください。このオプションをオンにすると、直行・直帰時に出退勤の打刻に加えて、以下のように外出が打刻されます。

直行は始業時刻から直行操作時までの外出が打刻されます。
直帰は直帰操作時から終業時刻までの外出が打刻されます。

直行する・直帰する

直行・直帰機能が有効になっている場合、ホーム画面に直行、直帰ボタンが表示されます。ボタンは未出勤時には[直行]となり、出勤時には[直帰]となっています。

  • 直行時は[直行]を押してください。直行は打刻した時間にかかわらず、「始業時刻」で出勤が打刻されます。
  • 直帰時は[直帰]を押してください。直帰は打刻した時間にかかわらず、「終業時刻」で退勤が打刻されます。

その他の打刻方法の設定方法

シュキーンには、ブラウザ上で打刻する「Webでシュキーン」以外の打刻方法もあります。詳しくは下記ページをご覧ください。

管理

部署を設定する

メニューから部署を選択し、「部署作成」ボタンをクリックすると部署を作成できます。部署を作成すると、統計画面で「平均実労働時間」、「平均残業時間」、「平均休日出勤回数」を部署ごとに確認できます。

その他にも、従業員画面、エクスポート画面で部署順に並べ替えできますので、シュキーンに慣れてきましたら、ぜひとも部署を設定してみましょう。

権限設定する

権限設定の画面では、一般管理者、従業員に対して機能の権限を設定できます。

登録時、従業員は「従業員一覧の参照」「部署の参照」「ホームの打刻状況の参照」などが可能です。従業員に対して、これらを禁止する場合は各項目のチェックをオフにしてください。他の権限を許可する場合はチェックをオンにしてください。

詳しくはマニュアルの権限設定ページをご覧ください。

支払い

お試し期間後、シュキーンの利用を続ける

お試し期間後、シュキーンの利用をご継続いただくには、お支払い手続きが必要です。お支払い方法はクレジットカード払いと銀行振込がございます。

お支払い手続きを行わなかった場合、またクレジットカードが何らかの事情によって使用できない場合等は未払いの状態となりシュキーンの機能は大きく制限されますのでご注意ください。

銀行振込の場合

銀行振込でのお支払いを希望される方はこちらよりお問い合わせください。

クレジットカード払いの場合

クレジットカード払いの場合、お支払い手続きができるのは全権管理者のみです。もし、あなたが全権管理者ではない場合、組織の全権管理者に手続きを依頼してください。

メニューの[支払登録]からクレジットカード情報を登録します。以後の請求先は、この画面に登録している最新のクレジットカードとなります。クレジットカードの情報は弊社にはデータ保存されません。クレジットカードの登録はお試し期間中も可能です。

メニューから支払登録(管理画面)を選択します。

[カード情報を入力する]を押すと、専用のフォームが開きますので、お支払いに使用するクレジットカード情報(カード番号・有効期限・CVC番号・名前)を登録します。

  • クレジットカードの番号・名義人・有効期限などの情報は弊社にはデータ保存されません
  • 以後のご請求先は、こちらでご登録頂いた最新のクレジットカードとなります
  • 毎月課金基準日(1日)に前月1日〜末日までの打刻された人数をもとに前月の利用料金を算出します
  • 利用料金は、毎月15日にユーザへ請求します(弊社の非営業日の場合はその翌営業日)

事業所を追加する

勤怠管理したい事業所が2カ所以上ある場合は事業所を追加する必要があります。勤怠管理したい事業所が1カ所の場合はこの作業は必要ありませんので、「勤怠方針を設定する」の項目をご覧ください。

「事業所」を追加する方法は以下のとおりです。

①メニューより事業所を選択する。事業所画面(リンク先で管理画面に飛びます)
②「事業所を追加」をクリック(下記画面参照)
③事業所名を入力し、「追加」をクリック

料金は事業所ごとにかかります。お支払い登録は事業所ごとに行ってください。詳しくはマニュアルの事業所のページをご覧ください。

事業所を選択するには

メニュー欄の下部より作成した事業所の選択ができます。詳しくはマニュアルの事業所の選択ページをご覧ください。

最大2ヶ月無料お試しキャンペーンについて

シュキーンでは登録時より最大2ヶ月、無料でシュキーンを利用できます(機能制限なし)。最大2ヶ月の無料お試し期間をご活用いただきシュキーンの魅力を実感いただいた上で導入をご検討ください。詳しくは「最大2ヶ月無料お試しキャンペーンのお知らせ」をご覧ください。

従業員が行う操作

ログイン

ログインする

従業員がログインするには、全権管理者が従業員登録と「ログインアカウント」を作成する必要があります。作成方法については、従業員を登録するをご覧ください。

メールアドレスでログインする場合
パスワードを設定する(初回のログインのみ)

全権管理者が、従業員のログインアカウントをメールアドレスを登録して作成した場合、下記のメールが従業員宛に送られます。

リンクをクリックすると、パスワードを設定する画面が表示されます。

パスワードを入力し[設定する]をクリックすると、ログインできます。ホーム画面が表示されます。

ログインする(2回目以降のログイン)

メールアドレスでログイン

1. ログイン画面を開きます。
2. メールアドレスとパスワードを入力して、[ログイン]をクリックします。
3. ホーム画面が表示されます。

従業員番号でログインする場合

全権管理者が、従業員のログインアカウントをメールアドレスを登録せずに作成(従業員番号を設定)した場合、全権管理者は従業員に組織ID・従業員番号・パスワードを伝える必要があります。

従業員番号でログイン

1. ログイン画面を開きます。
2. 組織ID・従業員番号・パスワードを入力して、[ログイン]をクリックします。
3. ホーム画面が表示されます。

出勤退勤など

出勤する・退勤する

ホーム画面より、[出勤]をクリックすることによって、出勤が可能です。

スマートフォンからの出勤も可能です。外出中などオフィス以外の場所で打刻する必要がある場合はスマートフォンをご利用ください。

スマートフォンのホーム画面

出勤後、出勤のボタンが[退勤]に変わります。退勤時に[退勤]をクリックしてください。

ホーム画面退勤ボタン

打刻修正・休暇申請

打刻修正申請

打刻忘れをした場合や、打刻ができなかった場合、打刻の時間がずれてしまった場合、打刻修正を行います。

打刻修正は[タイムカード]から、打刻情報を修正したい日時の欄にある[申請]ボタンをクリックします。

クリックすると、下記の画面になります。

打刻情報と申請理由を入力し、[申請する]をクリックします。管理者から承認を受けると、打刻情報が修正されます。

休暇申請

休暇を申請したい場合、休暇申請を行います。

休暇申請は[タイムカード]から、休暇を申請したい日時の欄にある[申請]ボタンをクリックします。

[申請]ボタンをクリックすると、[打刻修正]のタブになりますので、[休暇申請]のタブを選択します。

休暇種類を選び、申請理由を記入して、[申請する]を押します。管理者から承認を受けると、休暇が登録されます。

メール通知を設定

打刻漏れがあった場合、翌日に知らせるメール通知を設定できます。日が経つと打刻した時間を忘れてしまうので、早めに打刻漏れの修正を行いましょう。

・画面左のメニューから、[従業員設定]を押します。または、管理画面のメール通知設定ページのリンクを押してください(管理画面が開きます)
・[メール通知]のタブをクリックすると、以下の画面になります。

・曜日、祝日にチェックをして[変更する]をクリックしてください。

チェックをした曜日に打刻漏れがあった場合、翌日メールで通知されます。出勤日にチェックをしておくと、打刻漏れに気づけます。

これでメール通知の設定ができます。変更はいつでもこの画面でできます。

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