従業員設定
従業員設定(管理画面)では従業員の一覧表示や従業員の登録や変更ができます。
大量の従業員を一括で登録できる一括登録機能も利用できます。
主な機能については以下を参照してください。
権限による違い
- 全権管理者
- 全ての従業員を確認可能。従業員の基本情報、ログインアカウント、ICカード、その他(従業員の退職、従業員の削除)の全ての情報の変更が可能です。
- 従業員
- 同事業所に所属する従業員の一覧を表示可能です。
※デフォルト設定の場合。権限は権限設定より変更可能です。
解説記事
- 従業員が複数事業所に出退勤する場合の注意点について
- エクスポートしたファイルに従業員番号を含めることができるようになりました
- 部署に従業員を設定するには
- 【機能追加】管理画面で組織IDと従業員番号を使ってシュキーンにログインできるようになりました
画面別解説
事業所に所属している従業員の一覧が表示されます。
従業員の登録
個別登録
[従業員登録]ボタンを押すと従業員を登録できます。
一括登録を行いたい場合には一括登録の項目をご覧ください。
(初期設定では従業員に従業員の登録権限はありません。)
■ 事業所
異なる事業所で従業員を登録したい場合は、まず事業所選択から事業所を切り替えてください。
すでに登録された従業員に対して、所属する事業所を変更することはできません。
■ 氏名
従業員の氏名を入力してください。
■ ふりがな
従業員のふりがなを入力してください。
■ 役割
シュキーン上の役割を入力して下さい。
役割によって権限が区別され、利用できる機能が異なります。
役割は権限設定画面にて作成することができます。
■ 拠点
従業員が所属する拠点を入力して下さい。
拠点は事業所設定画面にて作成することができます。
■ 部門
従業員が所属する部門を入力して下さい。
部門は事業所設定画面にて作成することができます。
■ 部署
従業員が所属する部署を入力して下さい。
部署は事業所設定画面にて作成することができます。
■ 役職
従業員の役職を入力して下さい。
役職は事業所設定画面にて作成することができます。
■ 雇用形態
従業員の雇用形態を入力して下さい。
雇用形態は事業所設定画面にて作成することができます。
■ 生年月日
従業員の生年月日を入力して下さい。
■ 雇用開始日
従業員の雇用開始日を入力して下さい。
■ 退職日
従業員が退職する場合に、その退職日を入力して下さい。
退職をしていない場合は未入力にして下さい。
■ 固定残業時間
従業員に固定残業時間が設定されている場合は入力して下さい。
残業時間管理(管理画面)画面などで利用されます。
■ 時給
従業員の時給を入力して下さい。
残業時間管理(管理画面)画面などで利用されます。
■ 交通費
従業員の交通費を入力して下さい。
■ 従業員番号
従業員に任意の従業員番号を設定することができます。
すでに自社で従業員番号を利用している場合には、その従業員番号を入力してください。
従業員番号はあとから設定することもできます。
従業員番号を設定すると、
・エクスポート時に従業員番号を含んだ勤怠データのエクスポートが可能になります。
・メールアドレスがない従業員でも、従業員番号でログインが可能になります。
エクスポートについて詳しくはExcel/CSVダウンロードをご確認ください。
※従業員番号に紐付いたログインアカウントの場合は従業員番号を削除できません。
ログインアカウントについて
ログインアカウントとは、シュキーンにログインするアカウントのことをいいます。
従業員がシュキーンにログインする必要があるかどうか、従業員にメールアドレスがある場合とない場合によって、選択する方式が違います。
詳しくはログインアカウントページの「従業員登録でのログインアカウントについて」をご覧ください。
一括登録
規定の形式のCSVファイルをアップロードすることによって、従業員を複数名を一度に登録できます。
一括登録を行うには、[従業員一括登録]ボタンを押してください。
(初期設定では従業員に従業員の登録権限はありません。)
Shift-JIS、UTF-8
それぞれのリンクをクリックすることで、一括登録用のサンプルCSVファイルをダウンロードできます。
こちらのサンプルCSVに入力されている内容を参考に、一括登録用のデータを作成することができます。
一括登録用のデータ作成の準備として、まずこちらのサンプルCSVファイルをダウンロードして下さい。
ファイルを選択、アップロードする
サンプルCSVファイルをもとに一括登録用データを作成後、[ファイルを選択]を押してそのファイルを選択します。
そして、[アップロードする]を押して従業員を一括で登録します。
従業員情報の変更・退職・削除
従業員情報の変更や退職・削除を行うには、在職中タブの[変更]ボタンを押します。
各従業員の基本情報、ログインアカウント、ICカード、その他(従業員の退職・削除)を変更することが可能です。
所属部署や役職などの変更も行えます。
部署や役職などを作成するには事業所設定から作成してください。
基本情報
氏名、ふりがな、従業員番号、役割、所属部署、雇用形態、プロフィール写真の変更ができます。
※従業員番号に紐付いたログインアカウントの場合は従業員番号を削除できません。
ログインアカウント(ログインアカウントを登録していない従業員の画面)
ログインアカウントの登録
ログインアカウントが存在しないアカウントの場合(従業員アカウント登録時にメールアドレスの登録を省略した場合)、この画面よりメールアドレスを登録できます。
ログインアカウント(ログインアカウントを登録している従業員の画面)
メールアドレスをログインアカウントとして登録した従業員である場合、そのメールアドレスが表示されます。
従業員番号をログインアカウントとして登録した従業員である場合、その従業員番号が表示されます。
メールアドレスを入力し、メールアドレスによりログインできるようにすることも可能です。
パスワードの再設定
変更したいパスワードを入力して[再設定する]を押してください。
ログインアカウントの削除
ログインアカウントを削除する場合(登録しているメールアドレスを削除する場合)、[削除する]を押してください。
ただし、ログインアカウントを削除すると従業員はログインできなくなりますのでご注意ください。
(もし削除してしまった場合は、メールアドレスまたは従業員番号を再度登録することによりログインを行えるようになります。)
ICカード
従業員とICカードが紐付けてかざしてシュキーンを使用している場合、その登録されているICカード情報を削除できます。
登録ICカードの削除
[削除する]を押すと、その従業員と紐付けられているICカード情報が削除されます。
打刻用ICカードを再登録したい場合は、本画面で情報を削除し、親機でICカードを登録してください。削除すると、登録されていたICカードで打刻することができなくなりますので、ご注意ください。
※ICカードを登録するには
シュキーンにICカードを登録するにはかざしてシュキーンで利用する親機上でICカードをかざす必要があります。
詳しくはご利用する各打刻方法の説明ページをご覧ください。
- かざしてシュキーンAndroid版 – 3.(従業員)NFC対応ICカードを登録
- かざしてシュキーンAndroid版(＋PaSoRi RC-S380) – 4.(従業員)NFC対応のICカード、またはFelica対応スマートフォンを登録
- かざしてシュキーンiOS版(＋PaSoRi RC-S390) – 5.(従業員)Felica対応のICカードを登録
退職
従業員の退職、または従業員の削除することができます。
従業員の退職
[退職する]を押すと、従業員を退職させることができます。
従業員を退職させると管理画面の従業員一覧から表示されなくなります。
なお、退職後に復職させることも可能です。
従業員の削除
[削除する]を押すと、従業員を削除することができます。
従業員を誤って登録した場合やテスト用に従業員を登録した場合などに、従業員の削除を行ってください。
ただし、削除された従業員の情報を元に戻すことはできませんので、ご注意下さい。
退職した従業員であっても勤怠情報を保管すべきですので、通常の退職時には[退職する]を押してください。
在職中タブ
在職中の従業員と、退職済みの従業員一覧を切り替えて表示することができます。通常は在職中を表示しています。
表示設定
[表示設定]を押すと、一覧に表示する項目を指定できます。
勤務状況
現在の従業員の勤務状況を表示しています。▲▼では「未出社」「出社中」「退職済」「外出中」という出社状況で抽出した従業員の一覧表示を切り替えることができます。
名前
登録している従業員名です。
出勤時刻
出勤時刻が表示されます。
退勤時刻
退勤時刻が表示されます。
変更
従業員の情報を変更できます。
詳しくは、変更を参照してください。
シフトパターン
従業員に割り当てられたシフトが表示されます。
リストボックスから選択したシフトの従業員一覧を表示できます。
従業員番号
従業員の従業員番号です。従業員番号を設定すると、エクスポート時に従業員番号を含んだ勤怠データのエクスポートが可能になります。従業員番号は従業員の変更(各従業員の右側にある「変更」)、または従業員の新規登録時に設定できます。
詳しくはエクスポートのマニュアルページをご確認ください。
※従業員番号に紐付いたログインアカウントの場合は従業員番号を削除できません。
役割
従業員に割り当てられた役割が表示されます。
リストボックスから選択した役割の従業員一覧を表示できます。
拠点
従業員が所属する拠点が表示されます。
リストボックスから選択した拠点の従業員一覧を表示できます。
部門
従業員が所属する部門が表示されます。
リストボックスから選択した部門の従業員一覧を表示できます。
部署
従業員ごとに設定している部署を表示しています。▲▼では所属している部署の切り替えができます。部署は各従業員の右側にある「変更」から変更可能です。部署を作成するには管理画面の部署画面から作成してください。
役職
各従業員に割り当てられるシュキーン上の役割で一覧表示を抽出できます。初期設定では従業員と一般管理者、全権管理者という役割が存在します。
雇用形態
従業員ごとに設定している雇用形態を表示しています。▲▼では設定している雇用形態で抽出した一覧表示をすることができます。雇用形態は「未設定」「役員」「正社員」「契約社員」「フルタイムアルバイト」「パートタイムアルバイト」「協力会社スタッフ」「その他」から選択できます。形態は各従業員の右側にある「変更」(ペンマーク)から変更可能です。
雇用開始日
従業員の雇用開始日が表示されます。
退職日
従業員の退職日が表示されます。
生年月日
従業員の生年月日が表示されます。
固定残業時間
従業員の固定残業時間が表示されます。
時給
従業員の時給が表示されます。
交通費
従業員の交通費が表示されます。
備考
備考が表示されます。
退職済みタブ
退職済みの従業員一覧を確認することができます。
変更
従業員の復職
[復職する]を押すと、退職した従業員を復職させることができます。
従業員の削除
[削除する]を押すと、従業員を削除することができます。
ただし、削除された従業員の情報を元に戻すことはできませんので、ご注意下さい。
退職した従業員であっても勤怠情報を保管すべきですので、通常の退職時には[退職]を押してください。
わからなかったことはありませんか？
シュキーンでは「よくある質問」を用意しています。不明な点は該当質問がないかどうかをご確認ください。記載がない質問につきましてはお問い合わせフォーム、またはシュキーンのTwitterアカウントまでお気軽にお寄せください。