Excel/CSVダウンロード
Excel/CSVダウンロード(管理画面)では勤怠データをExcelやCSV形式にダウンロード(出力)できます。
ダウンロードしたデータを独自に編集し、給与計算や帳票作成などに利用できます。
他システムに合わせた形式でダウンロードでき、システム連携も可能です。
Excedl/CSVダウンロードには、主に以下の機能があります。
解説記事
権限による違い
- 全権管理者
- メニューに表示され、この機能を使うことができます。
- 従業員
- メニューに表示されません。
※初期設定の場合。権限は権限設定より変更可能です。
画面別解説
タイムカードのデータをダウンロードする
タイムカードのダウンロード方法について説明します。
対象データを選ぶ
対象データに、[タイムカード]を選びます。
年月を選ぶ
ダウンロードする年月を選びます。
データ形式を選ぶ
ダウンロードするデータの形式を選びます。
項目を選ぶ
ダウンロードするデータの項目を選択します。
項目をひとつずつ選択したり、[基本的な項目を選択する]などのボタンを使って簡単に選択することも可能です。
| [基本的な項目を選択する] | 従業員番号や氏名、出勤記録などの基本的な項目が選択されます。 |
| [すべて選択する] | 全ての項目が選択されます。 |
| [すべて解除する] | 全ての項目の選択が解除されます。 |
対象従業員を選ぶ
ダウンロードする従業員を選択します。
一番左上のチェックボックスをクリックすると全従業員を選択できます。
退職した従業員のデータをダウンロードしたい場合は、[退職済]タブをクリックして選択してください。
ダウンロードする従業員の検索・絞り込みを行うことも可能です。
ダウンロードする
[ダウンロードする]をクリックすると、ダウンロードが開始されます。
打刻修正申請・休暇申請のデータをダウンロードする
打刻修正申請・休暇申請のダウンロード方法について説明します。
対象データを選ぶ
対象データに[打刻修正申請・休暇申請]を選びます。
年月を選ぶ
ダウンロードする年月を選びます。
データ形式を選ぶ
ダウンロードするデータの形式を選びます。
対象従業員を選ぶ
ダウンロードする従業員を選択します。
一番左上のチェックボックスをクリックすると全従業員を選択できます。
退職した従業員のデータをダウンロードしたい場合は、[退職済]タブをクリックして選択してください。
ダウンロードする従業員の検索・絞り込みを行うことも可能です。
ダウンロードする
[ダウンロードする]をクリックすると、ダウンロードが開始されます。
ダウンロードする従業員の検索・絞り込み
従業員の人数が多い場合など、ダウンロードしたい従業員を検索したり、絞り込むことが可能です。
名前で検索する
従業員の名前を一部入力すると、その文字を含む従業員が表示されます。
「次」と入力すると、「次」という文字を含む従業員のみが表示されます。
拠点や雇用形態で絞り込む
拠点や雇用形態などを指定すると、その従業員だけが表示されます。
月をまたぐ週40時間超の労働時間集計について
Excel/CSVダウンロードでは、指定した期間のデータがダウンロードされます。
月をまたぐ週40時間超の労働時間を時間外労働時間として集計する場合、勤怠方針設定の基本情報設定において、「月をまたぐ週40時間超の労働時間を、時間外労働時間として集計する」にチェックを入れてください。
ダウンロード設定
ダウンロードするデータの単位を、分または秒に選択することができます。
秒単位を選択した場合、反映されるのはExcel/CSVダウンロードのみです。
PDFダウンロード(管理画面)は分単位のままとなります。
各項目
タイムカード、打刻修正申請・休暇申請
ダウンロードするデータを「タイムカード」か「打刻修正申請・休暇申請」かを選択できます。
打刻修正申請・休暇申請では、指定した年月の打刻修正申請や休暇申請の内容や承認状態をダウンロードできます。
また、打刻修正申請・休暇申請ではダウンロードする項目を選ぶことはできません。
年月
指定した年月のデータがダウンロードされます。
従業員検索
ダウンロードする従業員を検索できます。
従業員の名前を一部入力すると、その文字を含む従業員が表示され選びやすくなります。
「次」と入力すると、「次」という文字を含む従業員のみが表示されます。
ダウンロード形式選択
ダウンロードされるデータの形式を選択できます。
日別集計と月次集計では、それぞれ「Excel 2007(.xlsx)」、「Shift-JIS(.csv)」、「UTF-8(.csv)」を選択できます。
※Excelに読み込むためのCSVを出力する必要がある方はShift-JIS形式のCSV出力をご利用ください
| 日別集計 | 日ごとのデータをダウンロードします。 |
| 月次集計 | その月の集計データをダウンロードします。 |
| MFクラウド給与連携 | MFクラウド給与へ取り込むデータをダウンロードします。 |
| Freee連携 | Freeeへ取り込むデータをダウンロードします。 |
従業員番号について
従業員に従業員番号を設定すると、従業員番号を含んだ勤怠データをダウンロードすることができます。
これにより給与計算ソフトとの連携が容易になります。
従業員番号の設定は従業員設定から行えます。
形式に「Excel 2007(.xlsx)」を選択した場合、その従業員のシート名が「【従業員番号】名前」となります。
打刻修正申請・休暇申請におけるダウンロード形式
「日別集計」のみ選択できます。
※Excelに読み込むためのCSVを出力する必要がある方はShift-JIS形式のCSV出力をご利用ください。
ダウンロード項目選択
タイムカードをダウンロードする場合、ダウンロードをする項目を個々に選択できます。
[基本的な項目を選択する]をクリックすると、一度に主要な項目を簡単に選択することができます。
選択できる項目は、日別集計、月次集計とで異なります。
打刻修正申請・休暇申請や他社システム連携では既に決定された項目を出力するため、選択できません。
対象従業員選択
ダウンロード対象となる従業員を選択できます。
従業員の名前の横にあるチェックボックスから選択してください。
退職済の従業員を選択したい場合は、[退職済]タブをクリックして従業員を選択してください。
名前
従業員の名前が表示されます。
拠点
従業員が所属する拠点が表示されます。
拠点で従業員を絞り込むことが可能です。
部門
従業員が所属する部門が表示されます。
部門で従業員を絞り込むことが可能です。
雇用形態
従業員の雇用形態が表示されます。
雇用形態で従業員を絞り込むことが可能です。
役職
従業員の役職が表示されます。
役職で従業員を絞り込むことが可能です。
従業員番号
従業員の従業員番号が表示されます。
ダウンロードする
[ダウンロードする]をクリックすると、ダウンロードが開始されます。
※1日の出勤・外出の記録はそれぞれ7件までダウンロードされます。
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