参考 休暇の作成と使用例

Pocket

休暇設定画面では、年次有給休暇や半休、代休などの様々な休暇に対応させることができます。
また、夏季休暇やリフレッシュ休暇のような独自の休暇についても対応できます。

シュキーンではどのように休暇を管理、設定しているのか、そしてどのように利用するのかについて説明します。

休暇設定について

シュキーンにおける休暇管理について

シュキーンにおける休暇管理について説明します。

 

「休暇種別」と「休暇」について

シュキーンでは、「休暇種別」と「休暇」を設定します。
休暇種別」とは年次有給休暇やなど、消化できる休暇日数(何日間お休みを取れるか)を管理するものを指します。
休暇」とは半日単位年休や時間単位年休など、お休みを取る時に指定する休暇名を指します。

(例.)
休暇種別 [年次有給休暇] には5.0日間の日数があるとします。
休暇 [半日単位年休] を1度使用すると0.5日分消費され、休暇種別 [年次有給休暇] の残りの日数は4.5日間となります。

 

休暇種別と休暇の関係

休暇はそれぞれに消化日数を設定できます。
たとえば、半日単位年休や時間単位年休はどちらも年次有給休暇の残日数を消化します。
しかし、1回における消化日数はそれぞれ異なります。(半日単位年休: 0.5日消化、時間単位年休: 0.25日消化など)

この場合、
休暇には、半日単位年休や時間単位年休が該当します。
休暇種別には、年次有給休暇が該当します。

そのため、
休暇には消化日数などが設定され、どの休暇種別から残日数を減らすかについて設定されます。
休暇種別には利用できる残日数が従業員毎に設定されます。


 

休暇を設定し利用するまでの流れ

休暇種別や休暇を設定し、従業員がそれを利用するまでの流れについて示します。

休暇の作成 → 従業員へ付与 → 休暇申請 → 承認、予定一覧 という流れになります。

 

ケース(1) 年次有給休暇(半休も含む)の付与、使用と使用状況のチェック

以下のサンプルを例に、年次有給休暇を付与します。そして、その使用、使用状況のチェックの行い方について説明します。

 

~ サンプル ~

従業員と休暇付与の情報
従業員に付与すべき年次有給休暇日数 15日間
年次有給休暇の利用可能期間 2年間(2017/4/1~2019/3/31)
半日単位、時間単位の年次有給休暇を利用できるか
半日単位の年次有給休暇の利用 利用可能
時間単位の年次有給休暇の利用 利用可能 (2時間、6時間) ※製造部のみ
時間単位年休における時間別利用単位
所定労働時間 7時間45分
切り上げ後、所定労働時間 8時間
2時間における消費量 2/8 = 0.25(日)
6時間における消費量 6/8 = 0.75(日)

休暇設定 → 休暇付与 → 休暇の使用 → 使用状況チェック という流れで説明します。

休暇設定

まずは、半日単位の年休、時間単位年休を使用できるように休暇の登録を行います。
休暇の登録は休暇設定画面にて行います。
(休暇種別はシステムの初期設定で登録されている年次有給休暇を流用します)

休暇設定

半日単位年休の登録

はじめに、半日単位年休の登録を行います。
休暇設定画面の休暇設定タブにおいて、[休暇登録]を押します。

以下のように休暇を登録します。

休暇名 半日単位年休 (分かりやすい名称を入力して下さい)
休暇種別 年次有給休暇 (消化対象となる休暇種別を指定します)
消化日数 0.5日 (消化日数を0.5日と設定することで、一回の使用につき0.5日分消化します)
対象部署 全ての部署で使用可能 (使用できる部署を制限することも可能です)
対象雇用形態 全ての雇用形態で使用可能 (使用できる雇用形態を制限することも可能です)

 

時間単位年休の登録

次に、時間単位年休の登録を行います。
この例では2時間と6時間の時間単位の使用ができ、利用者は製造部のみとしています。
なお、2時間、6時間における消費量はそれぞれ 0.25日、0.75日となります。

先ほどと同様に[休暇登録]を押して、以下のように休暇を設定します。

 

2時間の時間単位年休

休暇名 時間単位年休(2時間) (分かりやすい名称を入力して下さい)
休暇種別 年次有給休暇
消化日数 0.25日
対象部署 製造部 (部署の登録は部署設定画面にて行います)
対象雇用形態 全ての雇用形態で使用可能

 

6時間の時間単位年休

休暇名 時間単位年休(6時間) (分かりやすい名称を入力して下さい)
休暇種別 年次有給休暇
消化日数 0.75日
対象部署 製造部
対象雇用形態 全ての雇用形態で使用可能

 

休暇付与

休暇の付与は休暇日数管理画面にて行います。
休暇日数管理

付与対象者において休暇種別が[年次有給休暇]となっている行の[付与]を押します。

15日間の年次有給休暇の付与であるため、以下のように入力します。

付与日数 15
有効期限の設定 あり
使用開始可能日 2017年4月1日
有効期限 2019年3月31日
コメント (必要があれば入力してください)

 

休暇の使用

付与された休暇は、従業員のタイムカード画面に日数が表示されます。
タイムカード

[詳細]を押すと休暇日数管理画面に遷移し、この休暇の詳細が別画面で表示されます。
休暇日数管理

休暇はタイムカード画面から[休暇取得]を押して休暇申請を行います。

年次有給休暇の中から、使用したい休暇を選びます。

上記で半日単位年休を取得した場合、以下のようになります。
※休暇申請が承認されるまでは、残日数は変更されません。

休暇申請は管理者によって、休暇申請管理画面より承認または却下されます。
休暇申請管理

休暇申請承認後、従業員のタイムカード画面では消化後の残日数が表示されます。

 

使用状況のチェック

管理者は休暇予定画面より、本日以降の休暇状況を確認できます。
休暇予定

休暇日数管理画面では、年次有給休暇の残日数などの使用状況が一覧で確認できます。
休暇日数管理

ケース(2) 夏季休暇の設定、付与

夏季休暇を以下のサンプルを例に設定、付与します。
付与された休暇の使用については、ケース(1) 年次有給休暇(半休も含む)の付与、使用と使用状況のチェック における、休暇の使用、使用状況のチェックを参照して下さい。

休暇付与の情報
休暇名称 夏季休暇
付与する対象者 全従業員
付与日数 3日間
利用可能期間 8/1~10/31
消化単位 1日単位での消化のみ

休暇設定 → 休暇付与 という流れで説明します。

休暇設定

夏季休暇という休暇種別はシステムの初期設定にはありません。
その為、休暇種別の登録 → 休暇の登録 という順序で設定し夏季休暇を使用できるようにします。

休暇種別の登録、休暇の登録はともに休暇設定画面にて行います。
休暇設定

休暇種別の登録

休暇設定画面を表示します。

以下のように入力して休暇種別を登録します。

休暇種別名 夏季休暇 (分かりやすい名称を入力して下さい)
休暇種別の略称 夏季休暇 (短縮されて表示される名称を入力して下さい)

休暇種別の登録

次に、新たな休暇を登録します。
休暇設定タブの[休暇登録]を押します。

以下のように入力して休暇を登録します。

休暇名 夏季休暇 (分かりやすい名称を入力して下さい)
休暇種別 夏季休暇
消化日数 1日
対象部署 全ての部署で使用可能
対象雇用形態 全ての雇用形態で使用可能

 

休暇付与

休暇の付与は休暇日数管理画面にて行います。
休暇日数管理

付与対象者において休暇種別が[夏季休暇]となっている行の[付与]を押します。

3日間の夏季休暇の付与であるため、以下のように入力します。

付与日数 3
有効期限の設定 あり
使用開始可能日 2017年8月1日
有効期限 2017年10月31日
コメント (必要があれば入力してください)

 

ケース(3) 代休、振替休日の付与

シュキーンにおける、代休、振替休日の付与について説明します。

 

代休と振替休日の違い

代休は、休日出勤をした後にその休日出勤した代わりとして平日を休日に変更します。
振替休日は、休日出勤する前に予め平日を休日に振り替えます。

振替休日は予め休日が平日と入れ替わっています。
そのため労働した休日は平日とみなされるので、その休日労働は割増賃金の対象にはなりません。
一方、代休は振替休日とは異なり、休日に労働をしているとみなされるので、その休日労働は割増賃金の対象となります。

 

代休、振替休日の付与を予め行うか、行わないか

従業員は代休、振替休日を付与されてから申請することも、付与される前に申請することも可能です。
予め付与しない場合はアラートが表示されるなど、付与された場合とは一部表示などが異なります。

 

予め付与する場合と予め付与しない場合の違い

管理者が予め代休、振替休日を付与した場合

代休や振替休日を取得することを予め管理者が分かっている場合、休暇日数管理画面にて休暇の付与を行います。

代休の場合には、タイムカード画面などを確認して休日出勤が行われているかを確認できます。
付与の際に、コメントに「○月○日勤務による代休(または振替休日)」などと記載しておくと分かりやすいです。

管理者が予め代休、振替休日を付与しなかった場合

代休、振替休日を付与されていなくても従業員が代休、振替休日の休暇申請を行うことができます。
ただし、休暇が付与されていないため「休暇残日数が不足しています。」という内容のアラートが表示されます。

そして、このアラートは管理者がこの申請を承認する際にも表示されます。
管理者は内容を確認して、この申請を承認または却下することができます。
(申請時に従業員が申請理由を入力しておくと、管理者が判断しやすくなります。)
※アラートが発生している申請には、まとめて承認、まとめて却下 機能を利用できません。個別に[詳細]を押して承認または却下をします。

従業員に表示される休暇申請時の画面

管理者に表示される休暇申請管理の画面

上記画面において、[詳細]を押した時の画面

参考 使用できる休暇日数をオーバーした場合

付与された休暇日数を超えて休暇を使用、承認することができます。(例えば、残日数は3日間だが4日間の休暇を使用、承認できます)
但し、アラートが表示されます。

シュキーンでは使用できる休暇日数をオーバーしても申請、承認できるため、「振替休日のように本来は事前に残日数が与えられるべきだが、急な対応だったために間に合わない」というようなことがあっても休暇を利用できるようにしています。

※ただし、そのような休暇は申請時、承認時、休暇予定などでアラートが表示されることになります。ですので、勤怠担当者は残日数を付与する、申請を却下して別の休暇で申請してもらうなどの対応が必要となります。

オーバーしている場合は、申請時、承認時にアラートが表示されます。

休暇取得申請画面

管理者に表示される休暇申請管理の画面

上記画面において、[詳細]を押した時の画面

今すぐ無料で試してみる