エクスポートしたファイルに従業員番号を含めることができるようになりました
シュキーンは従業員に従業員番号を設定し、エクスポートしたファイルに従業員番号を含むことができる機能を追加するアップデートを行いました。
このアップデートによって、全権管理者など従業員情報の変更権限のあるユーザーは各従業員に対して、従業員番号の設定が可能になり、従業員番号を含んだ勤怠データのエクスポートが可能になります。
従業員番号の設定によって、勤怠データのエクスポート時に給与計算ソフトとの連携が容易になります。
従業員番号を設定する必要がない組織に関しましては今回の変更で新たな作業は不要です。
従業員ごとに従業員番号を設定することができます
従業員に従業員番号を設定する方法は二通りあります。
- 従業員情報を変更する画面で従業員番号を設定する
- 従業員登録時に従業員番号を設定する
1.従業員情報を変更する画面で従業員番号を設定する
すでに登録している従業員に従業員番号を設定するには、従業員情報の変更を行います。
従業員情報を変更する画面で従業員番号を設定することができます。
シュキーンにログインし、従業員画面を開きます。従業員番号を設定したい従業員の右側にある変更ボタンを押します。
従業員情報を変更するウィンドウが開きますので、従業員番号の入力ボックスに設定したい従業員番号を入力し、画面下にある変更するボタンを押します。
従業員番号を設定すると、従業員一覧画面に従業員番号が表示されます。
従業員番号は事業所単位でユニークである必要があります(同一事業所で同一従業員番号は設定できません)。
従業員番号は従業員の個人情報の参照という権限がオンになっている役割のみ表示されます。例えば、初期設定では従業員に従業員番号は表示しません。設定を変えるには権限設定の画面で変更してください。
※全権管理者以外が従業員番号を設定する場合、従業員情報の変更の権限がオンになっている役割である必要があります。役割を変更するには権限設定(管理画面)の画面で権限を変更してください。
2.従業員登録時に従業員番号を設定する
新たに従業員を登録する場合は、従業員の新規登録時に、従業員番号を併せて登録します。
従業員情報を新規登録する画面で従業員番号を設定することができます。
シュキーンにログインし、従業員画面を開きます。上部にある登録ボタンを押します。
従業員を新規登録する画面が開きますので、従業員番号を入力し、登録するを押してください。これで従業員番号を含めた従業員の登録ができます。
なお、CSVファイルによる従業員の一括登録時にも従業員番号を設定することも可能です。
※全権管理者以外が従業員番号を設定する場合、ログイン中の従業員の役割に従業員の登録の権限が割り当てられている必要があります。役割を変更するには権限設定(管理画面)の画面で権限を変更してください。
エクスポートに従業員番号を含めることができます
従業員番号を設定すると、エクスポート時に従業員番号を含めての出力が可能になります。
従業員番号が設定された従業員についてのエクスポートデータには各形式ごとに以下の情報が含まれます。
「Excel2007(.xlsx)」
該当従業員のシート名が「社員番号＋氏名」となります。
「CSV:UTF-8」「CSV:Shift_JIS」
該当従業員の社員番号が出力されます。(Excelに読み込むためのCSVを出力する必要がある方はShift_JIS形式のCSV出力をご利用ください)
以上となります。不明点はお問い合わせください。今後ともシュキーンをお願いいたします。
